私もHOZさんと同じくPhotoShifterを使用して正方形に加工しています。
もとの画像が 横250×縦210の場合は左右を20ドットずつトリミングすれば
210×210の正方形になります。
薬情指導の画面では横に引き延ばされて表示されますが、プレビューと
実際の印刷では正方形になります。

PhotoShifte(ｖｅｃｔｏｒ) フリーソフト
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/art/se378743.html